# Instrukcja dla Kandydatów

# Wprowadzenie

Niniejsza instrukcja stanowi pomoc dla użytkowników Systemu FINN e-nabór (dalej zwanego Systemem) w zakresie funkcjonalności związanych z czynnościami wykonywanymi przez użytkownika Kandydata.

# Wymagania dotyczące stacji roboczych

W celu korzystania z Systemu konieczne jest dysponowanie przez użytkownika urządzeniem teleinformatycznym z dostępem do sieci Internet.

Korzystanie z Systemu możliwe jest pod warunkiem spełnienia przez urządzenie teleinformatyczne, z którego korzysta użytkownik następujących minimalnych wymagań technicznych:

• przeglądarka internetowa Chrome w wersji 77 i późniejsze lub Mozilla Firefox w wersji 63 i późniejsze,
• system operacyjny Microsoft Windows 7 i późniejsze lub Apple macOS 10.14 i późniejsze.

# Rejestracja Kandydata

Kandydat samodzielnie dokonuje rejestracji na dedykowanym oknie. Rejestracja opiera się na podaniu adresu email.

Podczas rejestracji wymagana jest akceptacja regulaminu Systemu oraz zgód definiowanych przez Organizację. System zapamiętuje czas oraz wersje zgód jakie użytkownik zaakceptował. W przypadku zmiany regulaminu lub treści zgody, System wymusza akceptację nowego zestawu zgód przy najbliższym logowaniu użytkownika.

Aby dokończyć proces rejestracji należy kliknąć w link weryfikacyjny (przesłany przez System pod adres email wskazany przy rejestracji). Link uruchamia okno, w którym użytkownik samodzielnie ustala hasło.

Niepotwierdzona rejestracja Kandydata, skutkuje skasowaniem jego konta z Systemu w ciągu 24h.

Przy pierwszym logowaniu Kandydata wymagane jest uzupełnienie danych adresowo kontaktowych. Wymagane jest też podanie dodatkowego adresu email, który będzie umożliwiał odzyskanie hasła.

Dodatkowy adres email służy wyłącznie w sytuacji potrzeby wygenerowania nowego hasła do Systemu e-nabór. Adres email do resetowania hasła może być adresem, na który zostało założone konto w Systemie lub dowolnym innym. Na dodatkowy adres nie można zalogować się do Systemu i nie są na niego wysyłane powiadomienia.

# Resetowanie hasła

Użytkownik podczas logowania posiada dostępną funkcjonalność resetowania hasła uruchamianą poprzez przycisk "Nie pamiętam hasła".

W oknie „Zmiana hasła” w polu adres email użytkownik podaje adres email (login) na który konto zostało zarejestrowane. System weryfikuje czy na wskazany adres email zostało założone konto. Jeśli konto istnieje, a podczas rejestracji został podany adres do restartowania hasła, na niego zostanie wysłana wiadomość z linkiem do zmiany hasła.

# Aktualizacja danych konta użytkownika

Po zalogowaniu, użytkownik może w każdej chwili podejrzeć i zmienić swoje dane w profilu Kandydata.

W zakresie tego polecenia Kandydat może:

• zmienić dane konta Kandydata, które zostały uzupełnione przy pierwszym logowaniu,
• zmienić dodatkowy adres email do resetowania hasła,
• definiować chęć otrzymywania powiadomień mailowych (na podany podczas rejestracji adres email) dotyczących otrzymywanych przesyłek oraz informacji na temat postępowań, w których bierze udział.

# Postępowanie

Kandydat może zapoznać się z listą postępowań oraz samymi postępowaniami bez potrzeby logowania.

Postępowanie opisane jest w zakładkach:

• postępowanie - zakładka zawierająca podstawowe informacje o postępowaniu tj. terminy wraz z mechanizmem odliczania czasu, sekcję umożliwiającą dokonanie komunikacji jedynie dla zalogowanych użytkowników.

• dokumenty - zakładka prezentująca udostępnioną przez Organizację dokumentację postępowania.

• wiadomości - zakładka stanowiąca rejestr korespondencji dokonanej między Kandydatem, a Organizacją w zakresie wybranego postępowania. Zakładka dostępna jedynie dla zalogowanych użytkowników.

# Komunikacja - oferty i inne wiadomości

System umożliwia komunikację (wymianę korespondencji) pomiędzy Kandydatem, a Organizacją.

Kandydat może zainicjować komunikację z poziomu sekcji „Akcje w postępowaniu” w zakładce „Postępowanie".

• Oferta – Przesyłka chroniona (szyfrowana) terminem otwarcia. Zawartość przesyłki jest dostępna dla Organizacji po dokonaniu otwarcia przesyłek.
• Wiadomość - przesyłka niechroniona terminem otwarcia tj. nieszyfrowana. Przesyłka i jej zawartość jest dostępna dla Organizacji od razu po wysłaniu przez Kandydata.

Formularz przesyłki zawiera:

• temat,
• treść (dostępną w zależności od typu przesyłki),
• dokumenty,

# Formaty dokumentów

Rekomendacje dotyczące wielkości załączanych plików (parametry digitalizacji):

Rodzaj skanowanego dokumentu	Minimalna rozdzielczość	Minimalna ilość bitów na piksel	Zalecany format	Kompresja
Teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenia, format A4 do A3	150 dpi	1 bit (czarno-białe)	wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub inna bezstratna
Rękopisy A4 do A3	200 dpi	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
Fotografie czarno-białe (jeżeli załączone osobno)	2500 pikseli na dłuższym boku	8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bit	JPG	≥50%
Teksty drukowane - czarno-białe, mniejsze niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)	1 bit	wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub inna bezstratna
Rękopisy mniejsze niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
Materiały wielkoformatowe większe od A3 (np.: plakaty, mapy)	200 dpi	Dobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarości	JPG	≥50%
Teksty drukowane, w których kolor ma znaczenie	200 dpi	8 bit - kolor	wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
Fotografia kolorowa	2500 pikseli na dłuższym boku	24 bit - kolor	JPG	≥50%

# Podpisywanie dokumentów i weryfikacja złożonych podpisów

Wewnętrzne wbudowane mechanizmy Systemu zapewniają funkcjonalność podpisywania dokumentów podpisem osobistym, podpisem zaufanym oraz kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Korzystanie z nich możliwe jest pod warunkiem, że system teleinformatyczny, z którego korzysta użytkownik, wyposażony jest w jeden z poniższych komponentów:

• wirtualna maszyna Java firmy Oracle w wersji co najmniej 1.8.0_221 (Java SE JRE 8 Update 221) z obsługą technologii Java Web Start (JavaWS) lub
• wirtualna maszyna OpenJDK w wersji co najmniej 1.8.0_222 z zainstalowanym rozszerzeniem IcedTea Web Start.

Podpisywanie dokumentów podpisem osobistym wymaga posiadania czytnika do e-dowodu oraz oprogramowania do obsługi e-dowodu zgodnego z wytycznymi na gov.pl. Wewnętrzne wbudowane mechanizmy Systemu nie obsługują podpisywania przy pomocy eDO App.

Powyższe wymagania nie ograniczają jednak możliwości korzystania przez użytkownika z zewnętrznego oprogramowania do składania podpisu elektronicznego i załączania dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym.

W celu podpisania dokumentu mechanizmem wewnętrznym Systemu, należy użyć przycisku "Podpisz" i wykonać czynności zgodnie z sugestiami na oknie.

Po wyborze funkcji „Podpisz” System przejdzie do okna „Podpisywanie dokumentu” i automatycznie uruchomi pobieranie pliku wykonywalnego „npodpis.jnlp”. Jeśli ze względu na indywidualne ustawienia komputera plik nie pobierze się automatycznie, należy w środkowej części ekranu kliknąć w łącze o nazwie „Pobierz i uruchom aplikację do podpisu ręcznie.

Po uruchomieniu aplikacji do podpisywania dokumentów System wyświetli możliwe wbudowane metody podpisywania:

• w celu podpisania podpisem zaufanym należy wybrać „Podpisz Profilem Zaufanym” i postępować zgodnie z instrukcjami dostawcy podpisu.
• w celu podpisania podpisem kwalifikowanym lub podpisem osobistym należy sprawdzić w „Opcje” czy wybrane jest właściwe źródło certyfikatu, a następnie wybrać funkcję „Podpisz certyfikatem”. Należy wybrać z listy właściwy certyfikat i postępować zgodnie z kolejnymi oknami podpisywania.

System, po podpisaniu pliku, poinformuje czy podpisywanie zostało zakończone sukcesem.

Po powrocie do okna wiadomości należy wybrać „Zapisz”.

Po zapisaniu wiadomości należy zwrócić uwagę, czy przesyłka zawiera odpowiednie podpisy. Jeśli którykolwiek z podpisów będzie niewłaściwy (np.: podpis niekwalifikowany, podpisany nieważnym certyfikatem) jego weryfikacja zostanie wyświetlona w kolorze czerwonym.

# Wysyłanie przesyłki, szyfrowanie i urzędowe poświadczenie przedłożenia

W momencie, gdy Kandydat zdecyduje, że przesyłka jest gotowa, dokonuje jej wysłania przyciskiem „Wyślij”. System automatycznie uruchamia wewnętrzny mechanizm szyfrowania zawartości korespondencji.

W wyniku wysłania przesyłki (szyfrowanej oraz nieszyfrowanej) System generuje Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) i przedstawia je użytkownikowi w zakresie wysłanej wiadomości w formie zestawu informacji:

• daty doręczenia,
• pełnej treści poświadczenia przedłożenia,
• wizualizacji weryfikacji pieczęci elektronicznej złożonej na UPP.

Kandydat, widzi w pełni swoje wysłane i zaszyfrowane przesyłki. Organizacja zaś, do czasu odszyfrowania, posiada do nich dostęp jedynie w zakresie danych niechronionych.

# Wiadomości robocze

Przesyłka robocza to każda przesyłka, która została zainicjowana, zapisana i nie została wysłana. Funkcjonalność zapisu formularza przesyłek powoduje wygenerowanie przesyłki roboczej oraz zapisu danych uzupełnionych przez użytkownika.

Przesyłka robocza może być uzupełniana wielokrotnie i jest dostępna z poziomu:

• pozycji lewego menu "Wiadomości",
• zakładki "Wiadomości" w wybranym postępowaniu.

# Wycofywanie złożonej oferty

W celu wycofania złożonej oferty Kandydat musi użyć odpowiedniego przycisku w zakładce "Postępowanie", w której wcześniej złożył ofertę. Kandydat będąc zalogowanym powinien wejść na wybrane postępowanie i w zakresie sekcji "Akcje w postępowaniu" wcisnąć przycisk "Wycofaj ofertę".

Po wycofaniu przesyłki możliwe jest jej ponowne złożenie.

# Zmiana złożonej oferty rekrutacyjnej

W celu zmiany złożonej oferty Kandydat musi dokonać wycofania, a następnie ponownie złożyć ofertę.

# Rejestr korespondencji

Kandydat posiada dostęp do wysłanych, odebranych i roboczych wiadomości wyłącznie po zalogowaniu. Rejestr wiadomości jest dostępny z poziomu:

• pozycji lewego menu - "Wiadomości",
• zakładki "Wiadomości" w wybranym postępowaniu.

# Oznaczenie przesyłek

• przesyłka wychodząca - kolor zielony,
• przesyłka przychodząca - kolor niebieski,
• przesyłka robocza - kolor pomarańczowy,
• przesyłka chroniona,
• przesyłka wycofana.

# Stopka, deklaracja dostępności, kontakt, BIP

W zależności od konfiguracji przez Organizację, na dole strony aplikacji dostępna może być stopka. W jej zakresie uruchamiane są funkcje:

• Strona główna - link przenoszący na główną stronę Systemu,
• Deklaracja dostępności - link do treści deklaracji,
• BIP - przycisk otwiera nowe okno z adresem BIP Organizacji,
• Kontakt - link do treści kontaktu Organizacji,
• Regulamin - link do pobrania aktualnej wersji regulaminu Systemu.